Rewolucja w obrocie fakturami, czyli rzecz o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF)

Zmieniający się świat biznesu wymaga od nas adaptacji i wprowadzania szeregu innowacji. Cyfryzacja, która do tej pory była wyborem, teraz staje się nieuchronną koniecznością. Polska dołącza do krajów, które z powodzeniem wprowadzają obowiązkowe fakturowanie elektroniczne. Dla wielu przedsiębiorców Krajowy System e-Faktur (KSeF) jawi się jako monumentalne przedsięwzięcie, pełne niepewności i nowych wymogów. Zamiast traktować go jako kolejną biurokratyczną przeszkodę, spójrzmy na niego jak na szansę, która zadecyduje o przyszłości naszych przedsiębiorstw.

Czym jest krajowy system e-Faktur (KSeF)?

KSeF to centralna platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która służy do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie XML. Faktura wysłana przez KSeF zyskuje oficjalny status prawnego dokumentu, eliminując potrzebę wysyłania jej w jakiejkolwiek innej formie (np. PDF czy papierowo). System w skrócie polega na tym, że wystawca generuje fakturę w swoim programie księgowym, a następnie przesyła ją do KSeF. Tam dokument otrzymuje unikatowy numer identyfikacyjny, a następnie jest udostępniany odbiorcy.

Aktualny stan wdrożenia

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to proces rozłożony w czasie, który uległ pewnym zmianom. Pierwotnie planowany start obowiązkowej fazy na lipiec 2024 roku został przesunięty. Obecnie obowiązujące daty wdrożenia to:

• 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców o przychodach ze sprzedaży przekraczających 200 mln zł w roku 2024.
• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT.
• 1 stycznia 2027 r. dla małych i średnich przedsiębiorstw, których transakcje obejmują łączne wartości sprzedaży do 10 tys. zł brutto miesięcznie

Warto nadmienić, że sankcje za brak stosowania KSeF zaczną obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Wysokość kary będzie uzależniona od wartości faktury, a w skrajnych przypadkach może wynieść do 100% wartości VAT.

Korzyści, które płyną z wdrożenia KSeF

Choć początkowo KSeF bywa postrzegany jako ciężar, niesie ze sobą szereg realnych udogodnień, które odczują zarówno przedsiębiorcy, jak i urzędy skarbowe. Do zalet nowego systemu można zaliczyć:

1. Szybszy Zwrot VAT – jedna z najbardziej odczuwalnych korzyści. Termin zwrotu podatku VAT ulega skróceniu z 60 do 40 dni, przekładając się bezpośrednio na lepszą płynność finansową.
2. Bezpieczeństwo i niezawodność – KSeF zapewnia pełne bezpieczeństwo transakcji. Dzięki temu, że faktury są przesyłane i przechowywane w systemie, minimalizuje się ryzyko ich zagubienia, zniszczenia czy fałszerstwa.
3. Optymalizacja procesów księgowych – system umożliwia niemalże całkowitą automatyzację procesów. Dane z faktur w formacie XML są automatycznie importowane do programów księgowych, a to oszczędza czas, redukuje błędy ludzkie i pozwala na szybsze rozliczanie.
4. Koniec z archiwizacją – faktury przesłane do KSeF są przechowywane przez 10 lat. Uwalnia to przedsiębiorców od obowiązku ich fizycznej archiwizacji.
5. Uproszczone korekty – wystawianie faktur korygujących staje się prostsze, ponieważ są one automatycznie przypisywane do faktury pierwotnej.
6. Standaryzacja – jednolity format XML ułatwia wymianę dokumentów między firmami i sprawia, że wszyscy działają w oparciu o ten sam standard.

Praktyczne porady i procedury awaryjne

Każdy przedsiębiorca powinien zacząć przygotowania od sprawdzenia, czy jego oprogramowanie jest kompatybilne z KSeF. Jeśli nie, należy skonsultować się z dostawcą oprogramowania lub zdecydować się na bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF, udostępnianą przez Ministerstwo Finansów.

W przypadku wystąpienia problemów technicznych system przewiduje cztery tryby awaryjne:

1. Tryb offline24 – używany, gdy to podatnik ma awarię internetu. Faktura musi być wysłana do KSeF w ciągu 24 godzin.
2. Tryb offline – stosowany w przypadku planowanych przerw technicznych systemu.
3. Tryb awaryjny – włączany, gdy wystąpi awaria systemu KSeF. Podatnicy wystawiają faktury poza systemem, a po ustaniu awarii mają określony czas na przesłanie ich do KSeF.
4. Tryb awaria całkowita – używany, gdy awaria systemu uniemożliwia wszelkie działania. Podatnicy wystawiają faktury poza KSeF, a dane przesyłają w uzgodnionym terminie.

Transakcje specjalne i wyłączenia z KSeF

Krajowy System e-Faktur nie obejmuje wszystkich rodzajów transakcji. Wyjątki te zostały szczegółowo zdefiniowane w przepisach, aby zapewnić płynne funkcjonowanie mechanizmu bez zbędnych komplikacji w specyficznych przypadkach. Do najważniejszych wyłączeń należą:

1. Faktury B2C – wystawianie faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie będzie objęte obowiązkiem KSeF.
2. Faktury zagraniczne – system dotyczy wyłącznie faktur wystawianych przez polskich przedsiębiorców z polskim numerem NIP. Te wystawiane na rzecz zagranicznych kontrahentów oraz otrzymywane od dostawców spoza Polski nie będą przesyłane ani widoczne w KSeF.
3. Faktury VAT RR – wystawianie faktur dla rolników ryczałtowych w KSeF jest dobrowolne i wymaga złożenia przez rolnika odpowiedniego oświadczenia.
4. Inne wyłączenia – KSeF nie obejmuje także dokumentowania sprzedaży za pomocą biletów (np. autostradowych) oraz fakturowania w ramach szczególnych procedur unijnych OSS i IOSS. Ponadto system nie służy do wystawiania not korygujących, a wszelkie błędy wymagają wystawienia nowej faktury korygującej.

Nie kłopoty, a nowe możliwości!

Krajowy System e-Faktur stanowi ogromne wyzwanie dla każdego przedsiębiorcy, ale sprowadzenie go wyłącznie do roli kolejnego obowiązku jest ogromnym błędem. To krok w kierunku nowoczesności i automatyzacji. Ci, którzy podejdą do wdrożenia z otwartą głową, postrzegając go jako okazję do usprawnienia firmowych procesów, zyskają przewagę konkurencyjną.